Giải phẫu một workflow - kích hoạt, điều kiện, hành động

Mọi workflow tự động, dù trong công cụ nào, đều ghép từ ba loại mảnh giống nhau.

13 phút đọc

4 câu quiz

Chưa bắt đầu

Điều kiện hoàn thành & nhận XP

Đọc hết 100% nội dung bài
Hoàn thành "Kiểm tra nhanh" (0/4 câu)

Vì sao bài này quan trọng

Người đi làm mất hàng giờ mỗi tuần cho việc chép dữ liệu từ chỗ này sang chỗ kia rồi báo cho ai đó. Phần lớn những việc ấy là một workflow chỉ gồm ba loại mảnh. Nhìn ra ba mảnh đó trong công việc của mình là bước khó nhất; phần dựng trong công cụ về sau chỉ là kéo thả.

Bắt đầu bằng một câu hỏi

Mỗi khi có đơn mới trong Google Form, chị Lan chép sang bảng tính rồi email cho kho. Nếu tự động hoá việc này, đâu là trình kích hoạt (trigger)?

Phần lớn việc lặp lại ở văn phòng chỉ là: có chuyện xảy ra, kiểm tra một điều, rồi làm vài việc. Nhìn ra cấu trúc đó trước, công cụ tính sau.

Vấn đề: 3 phút mỗi đơn

30 đơn mỗi ngày, mỗi đơn 3 phút chép sang bảng tính và nhắn kho - 90 phút mỗi ngày cho việc không cần suy nghĩ, chưa kể gõ nhầm số điện thoại hay quên báo một đơn.

Bốn mảnh ghép

Từ vựng chung của mọi công cụ tự động hoá

Công cụ nào cũng dùng bốn khái niệm này, chỉ khác tên gọi

Trình kích hoạtTrigger: Sự kiện làm workflow chạy: có biểu mẫu mới, có email tới, hoặc đến giờ hẹn (chạy theo lịch).
Điều kiệnIF / Filter: Bước kiểm tra một giá trị rồi quyết định đi nhánh nào, hoặc dừng.
Hành độngAction: Việc workflow làm: ghi dòng, gửi email, tạo tệp, gọi một dịch vụ khác.
Dữ liệu đi qua bướcData / Fields: Các trường (tên, số tiền, email) mà bước trước chuyển cho bước sau dùng.

Công cụ

Chặng này dùng n8n: có bản cloud lẫn bản tự cài trên máy chủ riêng, và mỗi bước (node) hiện rõ dữ liệu vào, dữ liệu ra. Zapier, Make, Power Automate dùng y nguyên các khái niệm đó, chỉ khác giao diện và cách tính phí. Việc chỉ quanh Google Sheets thì Apps Script có sẵn là đủ.

Dừng & Kiểm tra

Điểm giữa bài

Bước gửi email cần tên khách. Tên đó lấy từ đâu?

Giấy trước, công cụ sau

Viết quy trình làm tay ra, mỗi bước một dòng. Sự kiện mở đầu là trình kích hoạt; chỗ bạn phải "xem rồi quyết định" là điều kiện; các việc còn lại là hành động, ghi kèm dữ liệu mỗi việc cần. Chỉ lúc đó mới mở công cụ.

Rủi ro: tự động hoá cả cái sai

Workflow làm đúng điều bạn dặn, kể cả khi dặn sai - quy trình tay lộn xộn thành quy trình tự động lộn xộn. Bỏ bước thừa trước, tự động sau.

Bài tập·Python·Không bắt buộc

Viết workflow: kích hoạt, điều kiện, hành động

Mỗi đơn mới là một lần kích hoạt. Hành động luôn có: ghi đơn vào bảng. Chỉ khi đơn trên 5 triệu mới thêm hành động báo trưởng phòng. Mã đang báo trưởng phòng cho mọi đơn vì điều kiện luôn đúng. Sửa điều kiện cho đúng, chú ý đơn đúng 5 triệu không phải là 'trên 5 triệu'.

Sửa mã bên dưới, bấm Chạy và kiểm tra. Chấm theo kết quả in ra - viết cách nào cũng được.

Kết quả cần in ra

Ghi bảng tính: DH01
Ghi bảng tính: DH02
Báo trưởng phòng: DH02
Ghi bảng tính: DH03
Ghi bảng tính: DH04
Báo trưởng phòng: DH04

Mã của bạn

don_hang = [("DH01", 3200000), ("DH02", 7500000), ("DH03", 5000000), ("DH04", 12000000)]

for ma, tien in don_hang:
    print(f"Ghi bảng tính: {ma}")
    if tien >= 0:
        print(f"Báo trưởng phòng: {ma}")

Ctrl/⌘ + Enter để chạy

Ba loại mảnh, một dòng dữ liệu chảy qua - đó là toàn bộ bộ khung.

Bài sau: chọn việc nào đáng tự động, và bao lâu thì hoàn vốn công dựng.

Sơ đồ trực quan

01Trình kích hoạt: có đơn mới

02Điều kiện: đơn trên 5 triệu?

03Hành động: ghi bảng tính, gửi email

04Dữ liệu của đơn đi qua từng bước

Ví dụ thực tế · Tình huống: cửa hàng online 3 người

Chủ cửa hàng chép tay mỗi đơn từ biểu mẫu sang bảng tính rồi nhắn cho người đóng gói, khoảng 3 phút một đơn. Khi viết quy trình ra giấy, họ thấy nó chỉ là: có đơn mới (kích hoạt) → ghi một dòng (hành động) → đơn giao nhanh thì báo riêng (điều kiện) → gửi tin cho người đóng gói (hành động).