Tự động hoá công việc

Công ty bạn giống một văn phòng giấy tờ. Trước khi tự động hoá, hãy biết giấy tờ nằm ở tủ nào và ai chuyển chúng đi.

• Dữ liệu

  Trong văn phòng: Tủ hồ sơ

  Trên máy: Bảng tính, phần mềm bán hàng, CRM

• API

  Trong văn phòng: Người đưa thư giữa hai phòng

  Trên máy: Cách hai phần mềm gửi dữ liệu cho nhau

• Tự động hoá

  Trong văn phòng: Quy trình "có đơn thì chuyển kế toán"

  Trên máy: Workflow tự chạy khi có sự kiện

Tóm gọn trong một câu

Biết dữ liệu nằm ở đâu và đi đường nào là đã biết nửa bài tự động hoá.

Một workflow chỉ là tờ quy trình bạn vẫn dặn nhân viên mới - viết đủ rõ để máy làm theo.

• Trình kích hoạt

  Ở tiệm giặt ủi: Khách mang đồ tới

  Trong workflow: Có người gửi biểu mẫu, có email mới

• Điều kiện

  Ở tiệm giặt ủi: Đồ trắng tách riêng

  Trong workflow: Chỉ đi tiếp nếu đơn trên một mức

• Hành động

  Ở tiệm giặt ủi: Giặt, ủi, gấp

  Trong workflow: Ghi vào bảng, gửi email, tạo việc

• Báo lỗi

  Ở tiệm giặt ủi: Máy hỏng thì gọi chủ tiệm

  Trong workflow: Workflow lỗi thì nhắn người phụ trách

Tóm gọn trong một câu

Workflow = khi nào bắt đầu, nếu gì thì làm, làm gì, và hỏng thì báo ai.

Hai dự án biến một buổi chiều chép số mỗi tháng thành mười phút duyệt lại.

• Gom số

  Làm tay: Mở bốn file, chép sang một file

  Tự động hoá: Workflow đọc các bảng theo lịch

• Viết nhận xét

  Làm tay: Tự viết từ đầu

  Tự động hoá: AI viết nháp từ số đã tính

• Gửi đi

  Làm tay: Tự gửi, đôi khi quên

  Tự động hoá: Gửi cho người duyệt trước, người duyệt bấm gửi

Tóm gọn trong một câu

Máy làm phần lặp lại, còn bạn giữ phần duyệt.

Một quy trình chạy một mình cũng giống một nhân viên làm ca đêm: cần quyền vừa đủ và một người kiểm tra.

• Làm sai mà không ai biết

  Với nhân viên ca đêm: Không ai kiểm ca

  Với workflow: Lỗi im lặng, không có nhật ký

• Quyền quá rộng

  Với nhân viên ca đêm: Giữ chìa khoá mọi phòng

  Với workflow: Tài khoản kết nối được đọc cả hộp thư

• Việc không đảo ngược được

  Với nhân viên ca đêm: Tự ký chuyển tiền

  Với workflow: Gửi cho khách mà không ai duyệt

Tóm gọn trong một câu

Tự động hoá việc lặp lại, nhưng việc không đảo ngược được thì luôn có người duyệt.